Prípadová štúdia: Utriedené a prehľadné dáta vo Fortemixe
O Fortemix s.r.o.
Fortemix s.r.o. od roku 1991 vyrába české kvalitné cementové podlahové systémy a PVC podlahy s komerčným využitím.
Vďaka inováciám, dôkladnom vývoji, progresívnemu prístupu sa stali jej výrobky široko používané po celej Európe a USA.
Firma Fortemix si nás našla cez Google a na našej stránke nás následne kontaktovali. Po bližšej komunikácií sme zistili, že potrebujú pomôcť s prevodom celého ich systému do CRM Systému čo obsahovalo prevod kompletnej databázy klientov, evidencie schôdzok, telefónov od obchodníkov, parsovanie emailov. Ďalšie požiadavky od firmy prišli postupne.
S čím potrebovala firma pomôcť?
Fortemix s.r.o. je veľká spoločnosť, ktorá má mnoho oddelení, každé oddelenie má množstvo požiadaviek a potrieb. Stávalo sa teda, že rôzne oddelenia riešili požiadavky na viacerých systémoch, čím sa časom strácal prehľad. Informačné oddelenie muselo podporovať viacero systémov čo predĺžovalo čas reakcie. Riešili nezhody, údržbu a podporu na troch inštaláciách systému Spiceworks, kde sa zadávali požiadavky a prebiehala emailová komunikácia. V Informačnom systéme, ktorý používajú riešia produkty, organizácie, ponuky, objednávky a faktúry a ten už nestíhal dostatočne rýchlo plniť marketingové a analytické požiadavky firmy. Vývoj nových vecí alebo vylepšení by im zaberal veľa času. Vznikla teda potreba použiť jeden systém a emailovú adresu cez ktorú môže byť pre zadaná požiadavka alebo nejaká úloha.
Navrhované riešenia
- Potrebovali vyčistiť a zjednotiť dáta.
- Napojiť na Mail Scanner, ktorý by im pomohol zadávať požiadavky a mať v nich prehľad.
- Importovať požiadavky zo systémov
- Importovať dáta ako organizácie, produkty, ceny, ponuky, objednávky a faktúry do CRM Systému
Implementácia prvých vecí sa začala v apríli 2020, kde sa až dodnes niektoré veci postupne rozpracuvávajú a dorábajú.
Na správu dát používa Fortemix svoj vlastný Informačný systém robený samotnou firmou na mieru. Ma vlastný server, IT oddelenie a vývojárov.
Ako prvá vec. ktorú bolo potrebné urobiť bolo naimportovať všetky požiadavky zo všetkých inštalácií systémov. Naimportovať organizácie, produkty, ceny, ponuky, objednávky a faktúry do CRM Systému aby si tam mohli vytvárať pohľady, reporting a emaily.
Taktiež bolo potrebné zmapovať polia, dáta, ktoré prejdú do CRM Systému, keďže v IS majú nastavené cenníky a kalkulácie, ktoré sa do CRM Systému ešte nepreklápali.
Pomocou telefónnej ústredne vo firme sa do CRM Systému vytvárajú záznamy so základnými informáciami o vykonaných hovoroch. Tieto rozšírenia vytvárajú skvelý prehľad o obchodných aktivitách jednotlivých predajcov a ich výsledkoch, lepší prehľad nad dátami, vyhodnocovaním, reportami, pohľadmi, správami práv.
Napojenie na Mail Scanner
V krátkosti si vysvetlíme ako funguje nasadený Mail Scanner.
Povedzme, že ak by sme chceli poslať emailom úlohu pre údržbára.
Zadáme emailovú adresu a do predmetu zadáme napr. Prosím o kontrolu radiátoru na oddelení IT.
Na základe tohto emailu po odoslaní emailu, Mail Scanner automaticky vytvorí v CRM Systéme požiadavku pre užívateľa, ktorý má v emailoch nastavený tento email. Keďže sa zodpovední pracovníci môžu na firme meniť, systém preto vie dynamicky reagovať na užívateľa, ktorý aktuálne má v systéme nastavený email údržby.
Ak pošleme email na všeobecný údržbársky email tak sa to zaradí do všeobecnej kategórie a všeobecnej podkategórie.
Do kópie môžeme dať ďalších ľudí, ktorý budú informovaní o ďalšom postupe. Systém v pravidelných intervaloch od 15 minút do 24h podľa nastavenia, skenuje požiadavku a prostredníctvom emailu pravidelne informuje o všetkých zmenách aktualizáciách, nových komentároch a základných informáciách riešiteľa, tvorcu a ľudí v kópií. Informovaní budú všetci zúčastnení na riešení požiadavky a o celom postupe a procese až do uzavretia vyriešenia požiadavky.
Výkonný riaditeľ má dostatočne prehľadné informácie o tom kto čo robí, ako beží firma. Keď vidí, že nejaké vyriešenie požiadavky trvá príliš dlho, tak môže to riešiť kontaktovaním jednotlivého oddelenia aby sa nato pozreli alebo zvýšiť prioritu vyriešenia požiadavky.
Vlastné pohľady v CRM Systéme
CRM Systém vie veľmi šikovne z výberu polí, reportingu a vyhodnocovania dát vytvoriť vlastné pohľady. To firme veľmi pomáha k rýchlemu prehľadu dát.
Veľmi obľúbený je prehľad objednávok a faktúr, kde sa vie firma rýchlo dostať k sumárnym číslam.
V predajnom procese od vytvárania Leadov cez Web Services, Web formuláre až cez ich spracovanie, cez cenové ponuky až do faktúr majú dorobené prepojenie na získavanie cien z vlastného IS, v ktorom majú nastavené pravidlá na špecifikáciu cenových hladín pre jednotlivých zákazníkov.
Keď už boli naplnené dáta v CRM Systéme a prichádza Emailing tak obchodné oddelenie využíva emailový marketing, emailové kampane s mailovými šablónami a následne šablóny vo viacerých jazykoch na viacerých trhoch.
Pred spustením email kampaní sme ešte vytvorili vyčistenie emailových adries, aby nás systém z pohľadu emailového ratingu neurčil do spamu. Vytvorili sme preto pre emailové kontakty, validáciu emailových adries na základe API tretej strany, ktorý skontroloval na základe kreditov emailové adresy a označil existujúcu databázu firiem a leadov ako validné alebo nevalidné adresy. Taktiež prebehla očista existujúcej databázy organizácií a leadov. Email marketingové kampane sa využívajú dodnes.
Automatické plánovanie údržby systému
Vo firme potrebovali riešiť aj plánovanú údržbu strojov na čo používajú kalendár pre ktorý sme vytvorili Cronjob, ktorý spracuváva a vytvára potrebné úlohy pre jednotlivých údržbárov. Tí následne v kalendári dostanú informácie čo, kedy a na akom stroji majú vykonať, kým dosiahnu dostatočnú údržbu a potrebnú čistotu strojov.
História aktualizácií zmien v CRM Systéme
Pre firmu je veľmi dôležité aby videla históriu aktualizácií zmien, čo v ich IS na mieru nebola dostatočná. Napomáha to v prehľadnosti kto a aké zmeny robil v systéme. Niekedy sa stávajú problémové situácie, kde je potrebné zistiť postup vybavenia procesov, doriešiť ich a optimalizovať. Nedá sa to urobiť bez toho aby bola známa história, práca a jednotlivé procesné kroky. V CRM Systéme môžeme vidieť podrobnú históriu aktualizácií zmien čo nás môže priviesť až ku príčine problému a k jeho následnému vyriešeniu.
Často sú využívané XLS importy na plnenie Leadov, aktualizáciu záznamov, hromadné dopĺňanie informácií a prácu s dátami.
Veľmi dôležitý je tiež Lead Management, kde dáta z webstránok napĺňajú do CRM Leadov a konvertujú ich na organizácie, napr. pre zasielanie ponúk a ďalší predajný proces.
Deduplikácia záznamov umožňuje jednoducho nájsť v CRM Systéme duplicity na základe emailu, názvu, adries, vlastne čohokoľvek čo je zadefinované.
Na záver:
Aby zamestnanci mohli používať aj IS, na ktorý sú zvyknutý, vytvárajú sa dáta na jednej aj na druhej strane a tiež aktualizujú stavy a prenášajú údaje, ide teda o obojstrannú synchronizáciu.
Nasadenie CRM Systému prinieslo vo firme Fortemix utriedené dáta a procesy čím sa dostal do firmy väčší poriadok v dátach. A kde je poriadok tam je miesto na rast a zvládanie výziev, čo je dosť potrebné v dnešnej dobe. S firmou dodržujeme dodnes takmer dennodenný kontakt čo prispieva k lepšiemu pochopeniu požiadaviek firmy.
Prečo Ste vyhľadali služby firmy IT-Solutions4you?
“ Hlavným dôvodom bolo previesť celý náš systém do CRM Systému čo obsahovalo prevod kompletnej databázy klientov, evidencie schôdzok, telefónov od obchodníkov, parsovanie emailov. To celé netrvalo viac ako 4 mesiace. ďalšie požiadavky prišli postupne, ktoré boli zvládnuté rekordne rýchlo a bez problémov.,,
Komu by firma Fortemix odporučila používanie CRM Systému?
“ CRM Systém by sme odporučili každému, kto chce mať vo firme prehľad a informácie o klientoch a o práci obchodu. ,,
Výkonný riaditeľ
Fortemix s.r.o.
Adam Milata