Prípadová štúdia: Optimalizácia procesov pomocou CRM systému
O spoločnosti Energo
Táto prípadová štúdia optimalizácia procesov predstavuje spoluprácu s firmou ENERGO, s.r.o., ktorá sa zameriava na znižovanie energetických nákladov pre firmy a zavádzanie moderných riešení, ako sú fotovoltika, optimalizácia distribúcie a led riešenia. Klientom ponúka komplexné služby od analýzy spotreby až po realizáciu projektov na kľúč, pričom využíva odborné know-how a spoluprácu s technologickými partnermi.
Našim zákazníkom bola spoločnosť, ktorá mala rozsiahlu zákaznícku databázu, no jej správa bola neefektívna a neprehľadná. Predajné procesy neboli dostatočne optimalizované a obchodný tím sa denne stretával s množstvom manuálnej práce. Okrem toho firma využívala viacero samostatných nástrojov – napríklad na správu kontaktov, e-mailov, úloh či kalendára – čo spôsobovalo chyby, duplicity a stratu času pri prepínaní medzi systémami.
Spoločnosť Energo preto hľadala riešenie, ktoré by umožnilo modernizovať a zefektívniť správu zákazníckej databázy a zároveň zjednotiť všetky obchodné procesy pod jeden centrálny CRM systém. Ich cieľom bolo optimalizovať predajné aktivity, znížiť administratívnu záťaž obchodného tímu a zabezpečiť jednoduchý a rýchly prístup k obchodným príležitostiam – aj prostredníctvom mobilných zariadení. Dôležitou požiadavkou bolo aj vizuálne prispôsobenie CRM systému tak, aby bol v súlade s firemnou identitou a poskytoval intuitívne rozhranie pre každodennú prácu.
Naše riešenia
Na základe analýzy potrieb sme implementovali nasledujúce riešenia, ktoré si bližšie predstavíme:
Organizácia zákazníckej databázy
Optimalizácia predajných procesov
Online formuláre na zber údajov
Prispôsobenie dizajnu a funkcií CRM
Mobilné rozhranie pre prácu s obchodnými príležitosťami
Organizácia zákazníckej databázy
- Vyčistili sme existujúce záznamy a odstránili duplicitné a neaktuálne kontakty.
- Zaviedli sme lepšiu segmentáciu zákazníkov podľa kľúčových obchodných kritérií.
- Automatizovali sme aktualizáciu zákazníckych údajov na základe interakcií a obchodných aktivít.
Optimalizácia predajných procesov
- Implementovali sme automatizované workflowy pre sledovanie obchodných príležitostí.
- Zjednodušili sme evidenciu obchodných stretnutí a sledovanie follow-up aktivít.
- Zaviedli sme notifikácie a pripomienky pre obchodných zástupcov, čo zlepšilo ich produktivitu.
Online formuláre pre zber údajov
- Vytvorili sme plne prepojené webové formuláre, ktoré automaticky odosielajú údaje do CRM systému.
- Zefektívnili sme spracovanie prichádzajúcich dopytov a zákazníckych požiadaviek.
- Redukovali sme manuálne zadávanie údajov, čo viedlo k nižšej chybovosti.
Prispôsobenie dizajnu a funkcií CRM
- Redizajnovali sme celé prostredie CRM na základe požiadaviek zákazníka.
- Vizualizácia a užívateľské rozhranie boli prispôsobené firemnej identite.
- Užívatelia tak mali jednotný vzhľad, ktorý bol intuitívnejší a prehľadnejší.
- Optimalizácia vybraných funkcií: Notifikácie, Príležitosti, MailManager a Kalendár.
Porovnajte zmeny – posuňte čiaru v strede obrázka.
V rámci prispôsobenia CRM systému na mieru sme sa zamerali aj na optimalizáciu jeho kľúčových funkcií. Cieľom bolo zjednodušiť každodennú prácu obchodného tímu a zabezpečiť, že žiadna dôležitá úloha nezostane prehliadnutá. Tu sú konkrétne vylepšenia, ktoré sme implementovali:
Notifikácie, ktoré udržiavajú tím v obraze
Aby sa minimalizovalo riziko zmeškaných úloh, zaviedli sme notifikácie na meškajúce aktivity. Každé ráno systém automaticky zasiela prehľad aktivít, ktoré neboli včas uzavreté, čím pomáha obchodníkom udržať si prehľad.
Ďalším dôležitým vylepšením sú notifikácie pri zmene stavu obchodných príležitostí. V momente, keď dôjde k preklopeniu príležitosti do nového stavu, systém automaticky upozorní zodpovedné osoby. Tým sa urýchľuje plánovanie ďalších krokov a zvyšuje sa reakčná doba tímu.
Príležitosti s rýchlejším zberom údajov od zákazníkov
Každý typ obchodnej príležitosti vyžaduje špecifické informácie – a tie často dokáže poskytnúť len zákazník. Na zrýchlenie tohto procesu sme nastavili automatizovaný e-mail, ktorý sa odošle po vytvorení príležitosti. Obsahuje odkaz na jednoduchý online formulár s požadovanými políčkami. Po jeho vyplnení sa dáta automaticky zapisujú priamo do CRM, čím sa eliminuje zbytočná e-mailová výmena a urýchľuje sa proces obchodovania.
MailManager: všetka komunikácia prehľadne na jednom mieste
Všetka e-mailová komunikácia sa dá jednoducho priradiť ku konkrétnej spoločnosti alebo priamo k obchodnej príležitosti. Ak je odosielateľov e-mail už evidovaný v systéme, CRM automaticky predvyplní návrh spoločnosti alebo príležitosti, ku ktorej e-mail patrí.
Následná komunikácia cez CRM zostáva automaticky priradená a obchodník tak má vždy kompletný prehľad o histórii komunikácie so zákazníkom – bez potreby manuálneho dohľadávania správ.
Kalendár s pripomienkami, ktoré nezabudnete
Kalendár v CRM slúži na plánovanie stretnutí, úloh a ďalších krokov v rámci obchodného procesu. Aby sa predišlo zmeškaným aktivitám, systém každé ráno zasiela e-mailové upozornenie s prehľadom meškajúcich alebo nadchádzajúcich úloh. Obchodníci tak majú istotu, že nič dôležité im neunikne.
Mobilné rozhranie pre obchodné príležitosti
- Vyvinuli sme jednoduché mobilné rozhranie pre obchodných zástupcov.
- Používatelia si mohli rýchlo prezrieť nadchádzajúce úlohy a stretnutia.
- Pridali sme možnosť pridávať komentáre priamo z mobilného zariadenia, čo zrýchlilo komunikáciu a evidenciu obchodných aktivít.
Výsledky dosiahnuté optimalizáciou procesov
Zvýšenie efektivity práce obchodného tímu o 35 %
Redukcia chybovosti v databáze o 50 %
Zvýšenie konverzného pomeru obchodných príležitostí o 20 %
Lepšia kontrola nad predajnými procesmi a prehľadnejší manažment obchodných aktivít
Záver
Naša spolupráca so zákazníkom priniesla výrazné zlepšenia v správe zákazníckej databázy, predajných procesoch a užívateľského komfortu. Vďaka personalizovanému prístupu a technologickým inováciám dokázal klient efektívnejšie riadiť svoje obchodné aktivity a získať lepšiu kontrolu nad celým CRM systémom.
- Počet nasadených pracovníkov na projekt: 3
- Dlžka trvania implementácie: 6 mesiacov
- Technológie a riešenia: Vtiger CRM Open Source, PHP, MySQL, REST API, JavaScript, WordPress, Bootstrap