Na čo slúži evidencia zákazníkov?
V tomto článku Vám popíšeme Čo je to evidencia zákazníkov.
Prečo je dobré o zákazníkovi vypísať všetko čo o ňom viete.
Aké informácie sú dôležité, aké výhody získam a na čo všetko ich viete používať v CRM Systéme?
CRM Systém má široké spektrum nástrojov, preto je dôležité zapájať postupnými krôčikmi každý jeden z nich.
A každý nástroj pre svoje efektívne fungovanie potrebuje tie správne údaje. Evidencia zákazníkov je jedna z prvých vecí čo budete v CRM Systéme vyplňovať.
Aké druhy kontaktov vieme evidovať?
Keďže druhy kontaktov môžu mať rôzne podoby, rozlišujeme ich aj v CRM Software.
Presnejšie ich delíme na Organizácie(evidencia B2B zákazníkov, evidencia firiem), Osoby (Evidencia zamestnancov, kontaktné osoby v organizácií) a Prvotné kontakty tzv. Leads.
Aké údaje mám vyplniť?
Do evidencie o zákazníkovi môžete zadať všetky možné informácie, ktoré o firme/spoločnosti viete.
Tu sa riadime zásadou. Čím viac tým lepšie.
Čím viac údajov totiž zadáte, tým lepšie viete filtrovať a oslovovať tých správnych zákazníkov.
Typy Organizácií
Do Organizácií sa evidujú rôzne typy firiem čo znamená, že si vieme každú firmu následne aj zaradiť do príslušnej kategórie.
Prednastavené sú kategórie:
Analytik, Konkurent, Zákazník, Integrátor, Investor, Partner, Média, Potenciálny zákazník, Predajca, Iné
Typy odvetví organizácie
V CRM Systéme viete firmu zaradiť aj do príslušného odvetvia t.z., že si viete kedykoľvek vyhľadať všetkých svojich zákazníkov napr. v odvetví Bankovníctva.
Ak sa odvetvie, ktoré chcete priradiť k Organizácií nenachádza v zozname, v CRM Software si viete takéto pole vytvoriť a pridať do zoznamu.
Tvorba vlastných polí
Štandardne sú bloky do ktorých vyplňujete údaje a ich umiestnenie prednastavené, ale viete si tieto bloky popremiestňovať podľa vlastnej dôležitosti.
Dokonca sa dá zaevidovať aj vlastné pole poprípade aj s vlastnou preddefinovanou hodnotou a tieto všetky polia sú všetky filtrovateľné.
Predstavte si, že si potrebujete k firmám zaevidovať údaj Ročný obrat firmy.
Príklad: Vytvoríte si teda nové pole s piatimi možnosťami
01. od 0€ – do 25 000€
02. od 25 000€ – do 50 000€
03. od 50 000 – do 100 000€
04. od 100 000€ – do 250 000€
05. od 250 000€
V CRM Systéme sú všetky polia filtrovateľné a ak takto priradíme údaj s ročným obratom všetkým firmám, ktoré sme zadali do nášho CRM Systému, vieme si údaj napr. koľko firiem zapadá do obratu od 25 tis. do 50 tis.€ ľahko vyhľadať.
Ďalší príklad ma napadá na Počet zamestnancov. V systéme by Ste si tak vedeli pohodlne nájsť firmu napr. s počtom zamestnancov od 10 do 20.
Všetky takéto vyplnené polia následne pomáhajú k lepšiemu cieleniu marketingu, či už podľa mesta, odvetvia, obratu a iných možností.
Priradenie zamestnancov (Osoby) a ich rolí v organizácií
Je riadenie a plánovanie zásobovacieho reťazca. Spočíva v integrácii a organizácii informačných a logistických činností v podnikoch zapojených do zásobovacieho reťazca. Spoločnosti sú schopné efektívnym riadením znížiť náklady a rýchlejšie dodávať výrobky spotrebiteľovi.
Oboznámenie zamestancov so systémom
Ku každej vytvorenej organizácií je možné priradiť Osoby (zamestnancov firmy, kontaktné osoby vo firme) a im prideliť rolu vo firme (pozícia zamestnanca vo firme).
napríklad. Manažér, Predajca, Skladník, Účtovník
Ak budete riešiť vo firme cenovú ponuku pravdepodobne to budete chcieť komunikovať s osobou za to zodpovednú ( napr. Predajca, Manažér obchodu). Zase administračné veci s manažérom prevádzky alebo administrátorom. Ak potrebujeme riešiť skladové veci, budeme to mieriť na skladníka.
Ďalší príklad: Vo firme, v ktorej sa predávajú okná a dvere si vieme predajcov zaradiť ako Predajca – plastové okná, Predajca – Hliníkové okná, Predajca – Vchodové dvere.
Následne cenovú ponuku s plastovými oknami vieme presne cieliť na Predajcu zato zodpovedného.
Čo sú to Prvotné kontakty tzv. Leads?
Prvotné kontakty sú ľudia, o ktorých ešte neviete či sa stanú Vašimi zákazníkmi.
Napríklad ak Ste získali nejaké kontakty z rôznych marketingových aktivít ako sú reklamy, webové formuláre, odber noviniek, súťaže, akcie, výstavy, trhy, telefónne kontakty, tlač…
Každý takýto zoznam kontaktov si viete do systému naimportovať.
Až po získaní nejakých bližších informácií (potrebná akcia – telefonát, email) viete daný kontakt zadefinovať, na akej pozícií sa s ním nachádzate (Kontaktovaný, Kontaktovať v budúcnosti, Iniciatívny, Nečinný, atď.).
Pôvod prvého kontaktu
Tu sa definuje odkiaľ ste kontakt získali.
Stav prvého kontaktu
Tu sa definuje ako Ste pokročili pri konvertovaní kontaktu na zákazníka. Aký je momentálny stav.
Na čo teda slúži evidencia zákazníkov?
Evidencia organizácií si vyžaduje svoju pozornosť, pretože už za krátky čas sami prídete nato aká je karta klienta dôležitá. Všetky údaje, ktoré sú zadané do CRM Systému sú navzájom prepojené preto vytvárajú komplexný prehľad firmy. Spomeňme ešte raz výhody evidencie zákazníkov:
História zákazníka (predaje, komunikácia, zmluvy, reklamácie, atď. ) Rýchle dohľadanie čohokoľvek Štatistiky predajov Kategorizácia Efektívne cielenie marketingu Evidencia ďalších úloh k zákazníkovi Priradenie cenových ponúk k organizácií Priradenie faktúr k organizácií
Na záver:
Aby mohol CRM Systém fungovať čo najefektívnejšie je potrebné evidovať čo najviac údajov.
Je dobré nato myslieť už na začiatku. Ušetríte v budúcnosti veľa času 
Ak sa teda rozhodujete, že by Ste radi zamenili Excel alebo nejaký iný tabuľkový program za niečo efektívnejšie s dlhodobým prínosom, CRM Systém je ta správna voľba.