Import a Export dát

Nasledujúca časť popisuje funkciu importu a exportu. Ak chcete importovať alebo exportovať kontakty alebo iné moduly, môžete sa tohto popisu držať, pričom musíte mať na pamäti, že niektoré špecifikácie budú iné.

Ak chcete importovať údaje, kliknite na názov modulu. Dostanete sa do zobrazenia zoznamu. V pravej hornej časti obrazovky nájdete tlačidlo Importu, ako je znázornené na Obrázku č. 1 – Import. Táto akcia je aktívna iba vtedy, ak ju povolil správca systému CRM. Kliknite na tlačidlo [IMPORT] a otvorí sa nové okno, ako je znázornené na Obrázku č. 2 – Import menu, krok 1. Ako krok 1 musíte zvoliť zdroj údajov pomocou prehliadania počítača alebo siete.

Ďalej si definujete formát údajov / Znakovú sadu, aký/á existuje pre súbor s importom. Systém CRM používa internú sadu znakov, ktorá je kódovaná podľa UTF-8 (kompatibilná s kódovaním Unicode). Unicode je priemyselná norma, ktorá umožňuje počítačom dôsledne zobrazovať a manipulovať s textom vyjadreným v ktoromkoľvek zo svetových písacích systémov. Môžete importovať údaje, ktoré sú kódované podľa UTF-8 alebo ISO-8859-1. Ak používate údaje, ktoré sú založené na štandarde ISO-8859-1, Vaše údaje sa automaticky prevedú na požadovaný formát UTF-8. Krok 2 ako je znázornený na Obrázku č. 3 Import menu, krok 2, je voliteľný a ovláda duplicitnú manipuláciu. Môžete si vybrať svoje kritériá duplicitnej identifikácie a rozhodnúť sa čo CRM systém musí urobiť, keď je identifikovaný duplikát. Duplikáty sú rozpoznané iba vtedy, ak obsah záznamov má rovnaké znaky/pravopis. Toto je obmedzenie, ktoré je vždy potrebné zvážiť. Preto sa v mnohých prípadoch odporúča pred importom skontrolovať duplicity s inými nástrojmi. Pri operácii preskočenia CRM ignoruje Vaše importované údaje. Operácia prepísania nahrádza existujúce údaje novými údajmi. Operácia zlúčenia uchováva existujúce údaje tak dlho, kým v importovaných údajoch nie je nový obsah.

Kliknutím na tlačidlo [Ďalej] sa dostanete na krok 3, ako je znázornené na Obrázku č. 4 – Import menu krok 3. V tomto menu musíte prepojiť svoje údaje s príslušnými poliami CRM. Na obrázku vidíte štandardné polia, ktoré ponúka CRM a Vaše vlastné polia, ak ste ich vopred vytvorili. Nie je potrebné vytvárať referencie pre všetky typy údajov vo Vašom súbore, ale musíte prepojiť povinné a všetky polia zoznamu výberov.

Môžete tiež definovať predvolenú hodnotu, ktorá sa použije, ak ste neposkytli obsah pre všetky polia vo Vašom súbore. Povolená veľkosť importovaného súboru je takmer neobmedzená. Limity sú nastavené podľa nastavení servera a či je v prevádzke interný program na import veľkých súborov. Do pozadia sa importujú súbory s viac ako 1000 dátovými súbormi. Ak si nie ste istí, ako Váš CRM systém funguje, môžete zvážiť uskutočnenie viacerých importov až do 1000 dátových súborov, pre ktoré nie je potrebný žiadny program na pozadí. Ak musíte vykonať viacnásobné importy, CRM ponúka uloženie referencií, ktoré ste vybrali pre budúce použitie. Začiarknite políčko [Uložiť ako vlastné mapovanie] a napíšte názov tohto odkazu do poľa zadania. Uistite sa, že tento názov nebol používaný skôr. Toto prispôsobené mapovanie bude k dispozícii v kroku 3 ako voľba Použite uložené mapovanie pri ďalšom importovaní. V záverečnom kroku importu CRM sa zobrazuje výsledok importnej operácie, ako ju vidíte na Obrázku č. 5 – Výsledky importu. Môžete skontrolovať svoje údaje o importovaní, príjať tieto dáta alebo ich odmietnuť.

Ak importujete kontakty s informáciami o účte, import bude generovať kontakty a položky účtov, ktoré na seba navzájom nadvezujú. Počas importu CRM systém skontroluje, či meno kontaktu už existuje. Ak tak urobí, automaticky prepája importovaný kontakt s existujúcim účtom. Preto je vždy lepšie importovať údaje účtov ako prvé.