Operácie so zoznamom
V priebehu času sa zoznamy údajov môžu stať veľmi veľkými a ťažko zvládnuteľnými. Navyše, kvôli obmedzenému rozmeru obrazovky je možné zobraziť len niekoľko stĺpcov naraz. Preto je vhodné a v mnohých prípadoch tiež potrebné prispôsobiť zobrazenia zoznamu príslušným potrebám užívateľov.
Vo všeobecnosti môže každý používateľ vytvoriť jednotlivé zoznamy so špecifickým obsahom a sprístupniť tieto zoznamy iným používateľom. Preto máte veľmi efektívny nástroj na správu väčších súborov dát, ktoré automaticky informujú o zmenách alebo si vyberajú údaje na ďalšie použitie.
Funkcie zobrazenia
Menu zobrazené na Obrázku – Funkcie zobrazenia obsahuje zoznam činností, ktoré môžete vykonať v zobrazení zoznamu. Obsah tohto zoznamu závisí od aktivovaných funkcií CRM. V nasledujúcom texte sú vysvetlené základné funkcie.
Existujú 2 typy funkcií:
- funkcie, ktoré môžete vykonať s vybranými záznamami v zozname (vybrané záznamy meniace akcie),
- akcie, ktoré upravujú Vaše údaje (akcie na zmenu záznamu CRM).
Hlavné funkcie sú vysvetlené v nasledujúcej tabuľke.
| Funkcia | Popis |
|---|---|
| Upraviť | Táto funkcia otvára menu pre úpravu označených záznamov. To znamená, že toto menu môžete použiť na úpravu obsahu viacerých záznamov naraz. Funkciu môžete použiť pomocou ikony  . |
| Odstrániť | Táto funkcia vymaže záznamy. Upozorňujeme, že odstránenie presúva záznamy do koša. Funkciu môžete použiť pomocou ikony  . |
| Pridať komentár | Táto funkcia umožňuje pridať komentár ku všetkým označeným záznamom. Funkciu môžete použiť pomocou ikony  . |
| Odoslať Email | Táto funkcia Vám umožňuje odoslať e-mail na všetky označené záznamy na základe primárnej e-mailovej adresy. Služba CRM nekontroluje, či je e-mailová adresa v záznamoch. |
| Prevod vlastníctva | Každý záznam CRM má vlastníka, ktorý je nastavený priradeným poľom. Táto funkcia umožňuje nielen preniesť vlastníctvo záznamov na iného používateľa / skupinu CRM, ale tiež umožňuje upraviť vlastníctvo súvisiacich záznamov. |
| Zlúčiť záznamy | Táto funkcia zlúči duplicitné záznamy. |
| Export | Táto akcia exportuje Vaše údaje vo formáte CSV. Formát znakov exportovaného súboru je UTF-8, pretože ho vnútorne používa CRM. Pre ďalšie použitie s inými aplikáciami môžete previesť znaky UTF-8 do ľubovoľného iného formátu znakov. Podrobnosti sú uvedené v kapitole 3.1.4. Výpis zoznamu exportov obsahuje všetky kmeňové dáta. Ak potrebujete vybrať stĺpce alebo potrebujete export do programu Excel ™, odporúča sa použiť report exportu. |
| Nájsť duplicity | Táto akcia Vám môže pomôcť nájsť a odstrániť duplicitné záznamy a je vysvetlená v časti 4.1.2. |
Prispôsobenie CRM zoznamu
Ak chcete zobraziť zoznam údajov súvisiacich s Vašimi konkrétnymi záujmami, môžete vytvoriť vlastné zobrazenie zoznamu na základe nasledujúcich parametrov:
- Obsah stĺpcov (čo sa zobrazí).
- Rôzne logické operácie „AND“ a „OR“ medzi dátami uloženými v systéme CRM.
Napríklad, ak chcete vytvoriť nové zobrazenie zoznamu pre organizácie, kliknite na ikonu 
, ako je znázornené na Obrázku č. 1 – Vytvorenie vlastného zoznamu.
Zobrazenie pre vytvorenie zoznamu je znázornené na Obrázku č. 2 – Zobrazenie vytvorenia vlastného zoznamu. Pre vytvorenie nového zoznamu sa odporúča nasledovné:
- Zadajte krátky, ale jedinečný názov pre svoj zoznam.
- Vyberte obsah stĺpcov. Majte na pamäti, že čím viac stpĺpcov vyberiete, tým viac miesta potrebujete na obrazovke. K dispozícii je až 12 stĺpcov.
- Nastavte logické operácie AND alebo OR pre ďalšie filtrovanie údajov pomocou rozšíreného filtračného menu.
Zobrazenie predvoleného zoznamu môžete zmeniť výberom políčka [Nastaviť ako predvolený]. Môžete tiež vybrať vytvorené zobrazenie zoznamu, ktoré sa má nachádzať v kľúčových metrikách / ukazovateľoch, ktoré sa nachádzajú na Domovskej stránke, označením začiarkavacieho políčka [Zobraziť vo Widgete „Kľúčové ukazovatele“]. Funkcia kľúčových metrík je vysvetlená neskôr v tejto časti príručky.
Ak začiarknete políčko [Zdieľajte zoznam], zobrazenie zoznamu bude pre ostatných používateľov k dispozícii aj po preskúmaní a schválení používateľom s oprávnením správcu.
Nápríklad, vytvorili sme si zoznam s názvom „Organizácie s e-mailom“, ktorý po vytvorení môžete vidieť na pravej strane obrazovky pod sekciou Zdieľaný zoznam ako je znázornené na Obrázku č. 3 – Vytvorený zoznam pre Organizácie. V zozname sme si zvolili podmienku že chceme aby nám boli zobrazené všetky organizácie ktoré majú vyplnený email. Vytvorený zoznam možete duplikovať alebo nastaviť ako predvolený.
Individuálne zoznamy robia prácu s CRM systémom oveľa jednoduchšie. Chyby v zložení zoznamu, najmä logickými operáciami AND a OR, môžu viesť k neočakávaným výsledkom. Neskúsení používatelia by preto mali začínať jednoduchými zoznamami a jednoduchými logickými filtrami a mali by starostlivo preskúmať výsledky.
Kľúčové hodnoty / Key Metrics
Zobrazenie kľúčových metrík sa nachádza na Vašej domovskej stránke ako miniaplikácia/widget. Ponúka komplexný prehľad o najdôležitejších údajoch uložených vo Vašom CRM systéme. To sa vykonáva poskytnutím kvantitatívneho súhrnu informácií vybraných podľa Vašich kritérií.
Obsah kľúčových metrických údajov je definovaný Vašimi vlastnými zobrazeniami zoznamu. Ak je začiarkavacie políčko [Zobraziť vo Widgete „Kľúčové ukazovatele“] označené ako na Obrázku – Nastavenie kľúčových metrík, CRM tento zoznam považuje za súčasť kľúčových metrík. V dôsledku toho systém CRM automaticky vypočíta údaje zobrazené v kľúčových metrikách.
Pomocou metrík môžete odpovedať na otázky, ako napríklad:
- Koľko cenových ponúk sa posiela zákazníkom?
- Koľko ticketov majú zákazníci otvorených?
- Koľko predajných príležitostí je v poslednej fáze?
Môžete mať ďalšie otázky alebo môžete nájsť svoje vlastné kritériá. Možnosti výpisov v kľúčových metrikách sú obmedzené iba schopnosťami CRM vytvárať zobrazenia zoznamu. Kľúčové metriky môžete použiť pre kritické procesy, aby ste okamžite rozpoznali, či sa niečo zmenilo. Napríklad predajca môže okamžite zistiť, či servisný tím dokáže vybaviť dôležitého zákazníka v stanovenom čase; manažér môže sledovať pokrok v predajnom cykle; spolupracovník služby vidí, či spoločnosť získala nových zákazníkov atď.
Vyhľadávanie v CRM zozname
Ak máte vo svojom zozname zobrazenia kontaktov, faktúr, účtov atď., funkcia vyhľadávania Vám pomôže nájsť konkrétny záznam rýchlejšie. Zadajte kritériá vyhľadávania na začiatok zoznamu, ako je znázornené na Obrázok – Vyhľadavanie v zozname, a stlačte tlačidlo [Vyhľadať].
