Mailový scanner
Mail scanner pridáva možnosť CRM umožniť automaticky skenovať poštové schránky a prijať opatrenia, ak obsah prichádzajúcej e-mailovej schránky spĺňa určité kritériá. Môžete mať napríklad konkrétnu e-mailovú adresu pre Vašu podporu a požiadavku, aby prichádzajúce e-maily vytvorili požiadavku na support CRM, ak tieto e-maily obsahujú tag alebo označenie “žiadosť o podporu”. Môžete tiež použiť tento skener na e-maily, ktoré sú generované Vašou webovou stránkou s cieľom vytvoriť kontakt vo Vašom CRM v prípade, že niekto má záujem o získanie ďalších informácií o Vašich ponukách.
V dôsledku emailovej kontroly máte nasledujúce možnosti:
- Vytvoriť žiadosť o podporu: SUBJEKT e-mailu sa stane názvom žiadosti. OBSAH e-mailu sa stane opisom žiadosti. E-mailová adresa OD sa automaticky porovnáva s existujúcimi e-mailovými adresami Účtu a Kontaktu. Ak je nájdená zhoda, žiadosť je priradená k existujúcemu účtu alebo kontaktu.
- Aktualizovať žiadosť s problémami: SUBJEKT e-mailu sa stane názvom žiadosti. OBSAH e-mailu sa stane opisom žiadosti.
- Pridať e-mail ku Kontaktu s ohľadom na adresu OD.
- Pridať e-mail ku Kontaktu s ohľadom na adresu KOMU.
- Pridať e-mail na Účet s ohľadom na adresu OD.
- Pridať e-mail na Účet s ohľadom na adresu KOMU.
- Označiť e-mail ako PREČÍTANÝ, akonáhle bol skenovaný.
Ak chcete nastaviť skenovanie pošty, prejdite do ponuky Mailového scannera a kliknite na Vytvorenie emailovej schránky teraz alebo na tlačidlo 
. Otvorí sa okno konfigurácie príjmu poštových schránok, ako je znázornené na Obrázku č. 1 – Pridanie novej emailovej schránky, Podrobnosti. 
Poznámka! Táto funkcia je k dispozícii iba pre poštové schránky, ktoré poskytujú protokoly IMAP (Internet Message Access Protocol). Poskytovateľa internetových služieb môžete požiadať o prístupové údaje služby IMAP, ďalšie informácie nájdete na stránkach:
https://sk.wikipedia.org/wiki/Internet_Message_Access_Protocol
Zadajte údaje o prístupe k e-mailovej schránke. Skenovanie pošty je predvolene zakázané. Pred uložením sa uistite, že políčko Stav je zaškrtnuté.
Keď kliknete na tlačidlo Ďalej, systém CRM sa pokúsi pripojiť k poštovej schránke, aby overil správnosť zadaných dát. Ak sa zobrazí chybové hlásenie “Pripojenie do poštovej schránky zlyhalo!” informácie o prístupe do poštovej schránky sa neuložia. Ak sa to stane, skontrolujte nastavenia poštovej schránky a skúste to znova. Ak je CRM schopný komunikovať s Vašou prichádzajúcou poštovou schránkou, budú k dispozícii ďalšie konfiguračné možnosti, ako je znázornené na Obrázku č. 2 – Mailový scanner, Výber priečinkov.
Táto ponuka zobrazuje poštové schránky, ktoré sú k dispozícii na Vašom poštovom serveri. Môžete vybrať až dve poštové schránky na skenovanie. Ak sa Vám nepodarí zobraziť určité poštové schránky, kontaktujte poskytovateľa poštových schránok a opýtajte sa, aké poštové schránky sú k dispozícii pre protokol IMAP. Toto nie je problém súvisiaci s CRM systémom.
Kliknutím na tlačidlo Ďalej Vám CRM umožní nastaviť jedno alebo viac pravidiel pre prichádzajúce e-maily. Obrázok č. 3 – Mailový scanner, Nastavenie pravidiel, zobrazuje možné nastavenia. V tomto príklade sa žiadosť o podporu CRM s obsahom e-mailu generuje automaticky, ak predmet e-mailu obsahuje text “žiadosť o podporu” a telo e-mailu obsahuje “id žiadosti”. Ak chcete, aby všetky e-maily z určitého poštového priečinka vytvorili akciu, neudávajte žiadne podmienky.
Kliknutím na tlačidlo Koniec môžete previesť pravidlo do systému CRM. Môžete nastaviť jedno alebo viac pravidiel. Ak máte viacero pravidiel, niekedy je potrebné, aby ste mohli nastaviť poradie vykonávania skenovania.
Po dokončení tohto procesu je CRM pripravený skenovať poštovú schránku zakaždým, keď kliknete na tlačidlo Akcie —> Skenovať rozhraní Mailového Scannera, viď. Obrázok č. 4 – Mailový scanner, Akcie. Prvé vyhľadávanie môže byť dlhšie v závislosti od obsahu poštovej schránky a rýchlosti prístupu.
Poznámka! Je tiež možné mať nastavenú automatickú kontrolu pošty. Táto funkcia musí byť nakonfigurovaná počas inštalácie systému CRM.