Ako importovať kontakty do CRM Systému?
Skúšali Ste už niekedy importovať kontakty? Ešte nie?
Aké typy súborov sa dajú použiť na importovanie kontaktov?
Ako správne vložiť a nastaviť zoznam kontaktov, ktorý sa bude importovať?
Prejdeme si postup a ukážeme Vám, že to nie je až také komplikované ako to znie.
Možno Ste už niekedy importovali databázu s kontaktami, možno ešte nie.
Alebo Ste sa o import kontaktov už niekedy niekde pokúšali ale po pár pokusoch Ste to vzdali.
Importovanie kontaktov nie je ťažká veda, treba však dodržiavať určité pravidlá.
Ako importovať kontakty – Príprava zoznamu
Prevedieme Vás jednoduchým procesom importovania kontaktov do CRM Systému.
Zdroje kontaktov môžu byť samozrejme rôzne, dôležitý je formát súboru.
Najpravdepodobnejšie sa stretnete s formátmi CSV (Excel), XLS (Excel), XLSX (Excel), VCF (Microsoft Outlook). Dobrá správa je, že náš CRM Software dokáže všetky tieto typy súboru spracovať.
Každý nástroj na importovanie dát v rôznych systémoch sa riadi určitými zásadami, ktoré je potrebné dodržiavať aby nám prenos všetkých dát do systému prebehol v poriadku. Preto je dôležitá príprava dokumentu. Je dobré aby kontakty mali nejakú hierarchiu (Organizácia, Meno, Priezvisko, Adresa, PSČ, Mesto, Telefón, Mobil, atď.), každému ako vyhovuje. To prinesie jednoduchší a prehľadnejší proces prenosu do CRM systému.
Ja som si pripravil jednoduchý príklad ako by mohla taká tabuľka vyzerať. Ešte pred vytvorením zoznamu je užitočné zistiť si či rovnaké alebo podobné polia hlavičky sa nachádzajú v CRM Systéme.
Vkladáme súbor na import dát do CRM Systému
Na importovanie zákazníkov použijeme profesionálny nástroj zahrnutý v našom CRM Systéme. Po kliknutí na Import dát sa nám zobrazí okno, kde ako Prvý krok nastavíme do ktorého modulu chceme dáta importovať. Keďže možností je viacero, v našom prípade si zvolíme Organizácie.
Druhý krok je vloženie súboru (zoznam kontaktov), ktorý sme si pripravili a to buď spôsobom Drag and Drop (Presuň a pusť) alebo ho vieme klasicky vyhľadať v počítači, kde ho máme uložený.. Po nahratí súboru si systém automaticky zistí akého typu je súbor (XLS, XLSX, CSV, VCF)
Hneď pod typom súboru sa nastavuje napr. či zoznam má hlavičku (prvý riadok v tabuľke),ak je zaškrtnutý prvý riadok sa nebude importovať. Pri importovaní súboru CSV sa dá nastaviť oddeľovač (bodkočiarka, čiarka)
Ďalším Tretím krokom je Kontrola duplicít teda čo má systém spraviť ak nájde nejakú duplicitu.
Tu môžeme nastaviť jednu z možnosti:
- Preskočiť – preskočí záznam ak už daný záznam v systéme existuje
- Prepísať – prepíše všetky zadávané polia novým údajom
- Aktualizovať – nájde a aktualizuje len polia, ktoré boli vyplnené nejakým údajom
Pod tým sa nastavuje Kontrola polí, teda ktoré pole sa má pri kontrole importovaných dát zhodovať aby sa všetky údaje správne spárovali. Upraví len organizáciu u ktorej nájde zhodu poľa, ktoré sme vybrali na kontrolu.
Môžu to byť aj vlastné polia, ktoré sme si už predtým v systéme vytvorili alebo aj viacero polí. Tretí krok nemusíme zapínať pokiaľ vkladáme svoj prvý zoznam kontaktov.
V poslednom Štvrtom kroku môžeme spustiť ešte dve funkcie. Jedna z nich je či pri importe súboru chceme Spustenie Workflow. To znamená ak už máme v systéme vytvorené nejaké automatické procesy (Workflow), tie sa spustia automaticky hneď po importe súboru.
Príklad: Predstavme si, že máte vytvorený a nastavený Automatický proces, že po manuálnom vytvorení organizácie príde Predajcovi áut upozornenie z CRM Systému, že bola vytvorená organizácia a priradená úloha (Zavolaj mu, napíš mu, atď..). Teraz si predstavme, že máte ešte Predajcu kamiónov, Predajcu bicyklov, Predajcu kolobežiek a Predajcu karavanov.
Ak máme vytvorený ten istý automatický proces na všetkých predajcov tak po nahratí súboru, kde bude zadefinované na koho daná organizácia pôjde sa upozornenie odošle každému Predajcovi v zozname.
Tou druhou funkciou je Doplniť novú hodnotu do výberového zoznamu. Túto možnosť zaškrtneme v prípade ak prenášame do systému nové hodnoty, ktoré ešte nie sú vo výberovom zozname vytvorené.
Príklad: Pri importovaní sa môže stať, že budeme prenášať hodnotu a prehliadneme že ide o novú hodnotu, ktorá ešte nie je zaevidovaná v CRM Systéme (napr. Odvetvie>Záhradkárstvo). V tomto prípade si CRM Systém automaticky sám vytvorí vo výberovom polí Odvetvie novú danú hodnotu Záhradkárstvo.
Po nastavení všetkých potrebných parametrov prejdeme na ďalšiu stranu.
Mapovanie stĺpcov a polí v CRM
Pomenujeme si Import, ktorého názov nám bude v budúcnosti slúžiť na dohľadanie v histórii importov.
Môžeme si všimnúť, že CRM Systém automaticky veľmi chytro skontroloval a ponúkol nám možnosť priradiť stĺpce k danému poľu v CRM Systéme. Je to akoby kontrola priradenia stĺpcov
a polí. Takže aj keby sa stalo, že si nie Ste istý či je niečo vyplnené a priradené správne, CRM Software Vám dá možnosť to po sebe skontrolovať.
Ukáže nám vzorovú ukážku prvých troch stĺpcov. Na ľavej strane si môžeme všimnúť vytiahnuté všetky hlavičky z tabuľky. CRM teda zistil, že sa nám v tomto prípade zhodujú len dve polia a to Mesto a Telefón. Je to preto, lebo len tieto dve polia majú rovnaký názov ako polia, ktoré máme preddefinované v CRM Systéme.
Ešte pred spustením importu si každé pole teda priradíme správne ako potrebujeme. Celé takéto správne priradenie polí môžeme nazvať aj Mapovanie polí, ktoré si vieme následne uložiť v tomto prípade ako Správne hodnoty. To znamená, že ak budeme nabudúce importovať zoznam s rovnakou hlavičkou, vyberieme si uložené Mapovanie s názvom Správne hodnoty a načíta sa nám hneď správne priradenie polí. Nepriradené polia sa neprenesú. Povinné polia, ktoré máme v CRM Systéme musia byť zase pri importe priradené.
Ak v nejakom stĺpci v tabuľke, ktorú budeme importovať nám chýba niekde údaj (telefón, mail, atď.) a chceli by sme aby to pole bolo po importe vyplnené nejakým údajom robí sa to v stĺpci Predvolená hodnota.
Môžeme kliknúť na Import
A to je všetko priatelia 
Výsledky importu dát
Posledný krok nám ukazuje Výsledky importu.
V nami importovanom zozname sa nachádzalo 40 kontaktov a všetkých 40 kontaktov nám prešlo, alebo teda importovalo do systému.
Tieto kontakty teraz nájdeme v CRM Systéme.
Tlačidlo Posledné importované kontakty nám ukáže prehľad všetkých kontaktov, ktoré sme práve importovali.
Import špecifických polí
Pri importovaní údajov sa môže stať, že budete chcieť preniesť aj polia s ktorými môžu mať iné systémy problém. Kvalitný CRM Systém by mal tieto importy určite podporovať. V skratke Vám popíšeme ako nastaviť hodnoty tak aby boli údaje, ktoré chcete nahrať do systému správne prenesené.
- Import čísel – pri importovaní čísel s desatinnou hodnotu viete hodnotu v importovanom zozname zapísať buď bodkou alebo čiarkou ( 3.15 alebo 5,05 ) , nesmú tam byť obe
- Import dátumu – pri importovaní dátumu musí byť daný dátum zapísaný vo formáte „ROK-MESIAC-DEŇ“ takže „2022-01-17“ alebo užívateľom nastavený formát v CRM Systéme
- Import času – import času sa zapisuje vo formáte „HODINA:MINÚTA:SEKUNDA“ takže „14:25:54“
- Import zaškrtávacích polí – import zaškrtávacích polí definuje číslami 0 a 1 . Číslo 0 pre odškrtnuté pole a číslo 1 pre zaškrtnuté pole.
- Import výberových polí – pred importom výberových polí je dobré mať už výberové polia v CRM Systéme vytvorené. Pri importovaní zoznamu si v kroku kontroly duplicít takéto výberové polia vieme ľahko vieme priradiť.
Prečo na importovanie zákazníkov použiť CRM Software?
Prešli sme si rýchlym importom dát, poďme si to ešte raz zhrnúť.
Aké sú teda výhody importovania kontaktov v CRM Software?
Jednoduchý hromadný prenos kontaktov Premieňa stratený čas na ušetrený : ) Urýchli efektivitu CRM systému Po importe vie spustiť automatické procesy a vytvárať nové záznamy Zvládne formáty CSV, XLS, XLSX, VCF Obsahuje kontrolu duplicít a uloženie mapovania polí
Ako som už spomenul vyššie, Import dát nie je ťažká veda ale musíme dodržiavať zopár pravidiel. Dokonca ani to celkom nie je pravda. CRM Software je taký šikovný, že si s našimi nedostatkami vie poradiť za chodu. Čo samozrejme privíta každý užívateľ, ktorý dáta do CRM Systému importuje.
Ukázali sme si ako importovať kontakty, načo je ale dôležitá takáto evidencia kontaktov?