Automatické procesy / Workflows
Workflow je zobrazenie sekvencie operácií, deklarovaných ako práca pre systém CRM. Workflowy môžete nastaviť tak, aby CRM vykonávalo niekoľko akcií automaticky. Pri vykonávaní workflowov sa zohľadňujú podmienky, ktoré ste nastavili:
- Iba pri prvom ukladaní záznamu do CRM.
- Ak sú prvýkrát podmienky splnené.
- Zakaždým, keď sa záznam zmení.
- Pri každom uložení záznamu.
- Podľa plánu.
Môžete použiť štandardné workflowy, nastaviť ich podľa svojich potrieb alebo vytvoriť nové.
Vytvorenie workflovu
Nasledujúce nastavenie workflowu je popísané ako príklad pre modul Osoby. Rovnaký postup môžete použiť na vytvorenie workflowov pre ostatné moduly CRM systému. Vytvorenie workflowu vyžaduje nasledujúce kroky. Ak chcete vytvoriť nový workflow, kliknite na tlačidlo 
v ponuke Nastavenia CRM —> Automatizácia —> Automatické procesy.
Krok 1: Základné údaje
V zobrazení, ako je znázornené na Obrázku č. 1 – Vytvorenie workflowu, krok 1, zadajte nasledujúce údaje:
- Názov automatického procesu – zadajte jedinečný názov pre proces.
- Popis – do tohto poľa môžete uviesť detailné informácie napr. k čomu konkrétne je proces vytvorený
- Cieľový modul – vyberte modul pre ktorý vytvárate proces.
- Stav – Aktívny – proces je zapnutý, InActive – proces je vypnutý.
Krok 2: Spustenie automatického procesu
Nastavenia sú znázornené na Obrázku č. 2 – Vytvorenie workflowu, krok 2. Máte môžnosť spustiť proces pri:
- Vytvorení záznamu – spúšťa proces pri Vašom prvom ukladaní, t. j. Pri vytvorení nového záznamu.
- Úprave záznamu – nový alebo existujúci záznam sa upraví.
- Opakovanie: 1. Pokiaľ nie sú prvýkrát splnené podmienky – ak sú špecifikované podmienky splnené, spustí sa automatický proces. Po vykonaní sa pracovný proces znova nespustí na rovnaký záznam. Spustí však akcie na iných záznamoch vo vybratom module. 2. Zakaždým, keď sú splnené podmienky – proces sa spúšťa vždy, keď sa splnia špecifikované podmienky.
- Časový interval – spúšťa pracovný tok v určitý deň a čas.
Krok 3: Podmienky pre automatické procesy
Automatické procesy sa vykonajú na záznamoch vo vybranom module. Často je možné, že budete musieť vykonávať iba operácie na vybraných záznamoch v tomto module. Práve na to slúžia podmienky. Proces sa vykoná iba v záznamoch, ktoré spĺňajú podmienky, ktoré ste zadali. Príklad 1: Ako príklad si vytvoríme proces pre modul Osoby. Chceme, aby automatický proces odosielal poštu prostredníctvom e-mailu kontaktu, ktorý ma narodeniny. Takže, podmienky si nastavíme nasledovne viď. Obrázok č. 3 – Vytvorenie workflowu, krok 2a.
Príklad 2: Potrebujeme odoslať e-mail osobe, ktorá ma mesto Bratislava, taktiež pre modul Osoby. Celý proces znázorňuje Obrázok č. 4 – Vytvorenie workflowu, krok 2b.
Ak kliknete na pole v treťom stĺpci, otvorí sa nové menu, ako je znázornené na Obrázku č. 5 – Vytvorenie workflowu, krok 2 – hodnota poľa. Obsah tohto rozbaľovacieho menu závisí od poľa, ktoré ste vybrali v prvom stĺpci, a od porovnávacieho stavu v druhom stĺpci.
Nasledujúca tabuľka vysvetľuje typy, ktoré sú k dispozícii na porovnanie v treťom stĺpci.
| Typ | Popis |
|---|---|
| Text | Toto je najjednoduchšia forma hodnoty filtra. Môžete zadať ľubovoľný text. To Vás môže viesť k podmienke filtra ako napr: “Poštové mesto” sa rovná “Bratislave”. Pre určité typy vstupných polí, ako napríklad začiarkavacie políčko, sa vytvorí ponuka náhradnej hodnoty. |
| Pole | Môžete nastaviť hodnotu, ktorá odkazuje na iné pole. V ponuke je aj náhradné pole, ktoré používa CRM interne. Môžete nastaviť filter ako: “Poštové mesto” sa rovná “Iné mesto”. |
| Výraz | Tento typ umožňuje kombinovať filter s funkciou. Najprv vyberte pole a v ponuke sa zobrazia možné operácie funkcie. Vždy môžete použiť štandardné logické operácie v kombinácii so špeciálnymi operáciami súvisiacimi s typmi poľa. |
Pri definovaní podmienok nájdete dve rôzne možnosti. Funkčnosť podmienok je opísaná nižšie s príkladom.
- Všetky podmienky: Filtruje záznamy na základe podmienok AND (A).
Príklad: Podmienka 1 AND Podmienka 2 AND Podmienka 3 Použitie v praxi: Polia môžete porovnať pomocou stavu ‘rovná sa’. Napríklad, chceme vytvoriť automatický proces pre modul Príležitosti. Chceme, aby proces vykonal operácie na záznamoch s položkou “Celková hodnota príležitosti” je “1000”. Podmienka bude vyzerať nasledovne, viď. Obrázok č. 6 – Vytvorenie workflowu, všetky podmienky – použitie.
Zobrazuje výsledky iba vtedy, ak sú splnené všetky podmienky. Ak jedna podmienka zlyhá, proces nebude vykonaný = Všetky podmienky musia byť splnené.
- Aspoň jedna podmienka: Filtruje záznamy na základe podmienok OR (ALEBO).
Príklad: Podmienka 1 OR Podmienka 2 OR Podmienka 3 Použitie v praxi: Môžete pridať podmienky pre dátumové polia týkajúce sa aktuálneho dátumu. Chceme napríklad vytvoriť automatický proces pre modul Osoby, ktorý by mal odoslať e-mail 2 dni pred dátumom ukončenia podpory. Podmienka bude vyzerať nasledovne, viď. Obrázok č. 7 – Vytvorenie workflowu, Aspoň jedna podmienka – použitie.
Zobrazuje výsledky, ak je splnená aspoň jedna podmienka. Ak jedna podmienka zlyhá, vykonajú sa ďalšie procesy.
Krok 4: Akcie pre automatické proces
Posledným krokom pri vytváraní workflowu je definícia úlohy / akcie, ktorá sa vykoná pri workflowe. CRM podporuje nasledujúce typy:
- Poslať notifikáciu: odoslanie upozornenia cez email.
- Vyvolanie vlastnej funkcie: vlastné funkcie pre workflowy sú zložité funkcie navrhnuté na poskytovanie špeciálnych úloh. Pôvodný CRM je vybavený iba jednou vlastnou funkciou nazývanou SendPortalLoginDetails, ktorá je určená na odosielanie e-mailov s prístupovými údajmi zákazníckych portálov. Pomocou CRM GUI nemôžete vytvoriť ďalšie vlastné funkcie a mali by ste sa obrátiť na správcu CRM, či sú k dispozícii ďalšie vlastné funkcie.
- Vytvoriť úlohu: úloha sa automaticky vytvorí a uloží do CRM.
- Vytvoriť udalosť: v CRM sa vytvorí a uloží udalosť (hovor, stretnutie).
- Aktualizovať polia: obsah poľa dostane novú hodnotu.
- Vytvoriť záznam: vytvorí sa nová položka CRM.
Kliknite na tlačidlo Pridať akciu a vyberte typ akcie. Napríklad Obrázok č. 4 – Workflow, pridanie akcie, znázorňuje menu pre úlohu udalosti. Musíte udeliť tejto úlohe názov, vybrať stav a typ a môžete pridať ďalšie časové podmienky a obsah, ako je znázornené na tomto obrázku.
Upozorňujeme, že každý typ úlohy sa v ponuke líši. Ďalšie informácie o zadávacích poliach pre konkrétne menu nájdete v príslušných častiach tejto príručky. Kliknutím na tlačidlo 
môžete preniesť nastavenia úloh na CRM a vrátiť sa do prehľadného menu, ktoré zobrazuje všetky nastavené podmienky workflowu.