Odosielanie a príjmanie E-mailov
Systém CRM ponúka rôzne metódy na zahrnutie e-mailu do Vašej práce so svojimi zákazníkmi, spolupracovníkmi, dodávateľmi a ďalšími kontaktmi. Môžete:
- Posielať e-maily kontaktom, účtom alebo zákazníkom priamo zo systému CRM – tieto funkcie sú vysvetlené ďalej ako Odosielanie e-mailov a Hromadné zasielanie e-mailov.
- Prenášať prijaté alebo odoslané e-maily z Vášho kancelárskeho prostredia do systému CRM – modul CRM je dodávaný s doplnkami programu Outlook, ako aj s rozšírením e-mailového klienta Thunderbird / Mozilla. Tieto doplnkové programy môžete použiť vo svojom počítači.
- Dostávať e-maily v systéme CRM z osobných e-mailových účtov – funkcie ponúkané na príjem e-mailov sú vysvetlené ďalej ako Príjmanie e-mailov.
V prípade odchádzajúcich e-mailov musíte nakonfigurovať prístup k bežnému poštovému serveru, ako je vysvetlené v časti Mailový server. Takisto budete musieť nakonfigurovať prístup k jednotlivým poštovým serverom príjmania e-mailov pre každého používateľa jednotlivo, ako je neskôr vysvetlené v tejto časti.
Odosielanie E-mailov
Ak chcete používať systém CRM pre odchádzajúce e-maily, máte nasledujúce možnosti:
- Môžete vytvoriť e-mail z podrobného zobrazenia jedného z Vašich potenciálnych zákazníkov, kontaktov alebo účtov. Použitím kontaktných údajov, ktoré sú už uložené vo Vašom systéme CRM, sa systém ubezpečuje, že odoslané e-maily budú uložené vo vzťahu k existujúcim kontaktom.
- E-mail môžete vytvoriť priamo v menu Mailový manažér. V tomto prípade musí byť odkaz na kontakt vykonaný manuálne. Podrobnosti o tomto menu nájdete v časti Mailový Manažér.
Skôr než budete môcť odoslať akýkoľvek e-mail, uistite sa, že Váš server odchádzajúcej pošty bol nakonfigurovaný tak, ako je vysvetlené v časti Mailový server. Jeden server sa používa pre všetkých používateľov CRM. Služba CRM poskytuje informácie o odosielateľovi e-mailu na základe informácií prihlásených používateľoch CRM, dostupných v ponuke Moje nastavenia. Tam musíte uviesť meno a e-mailovú adresu odosielateľa a tiež môžete vytvoriť e-mailový podpis, ktorý je automaticky pripojený k odchádzajúcemu e-mailu. Za predpokladu, že ste v detaile kontaktu/osoby, potom kliknete na tlačidlo [Odoslať email], aby ste mohli vytvoriť nový email. V rozbaľovacom okne sa otvorí menu Nový email, ako je znázornené na Obrázku č. 1 – Vytvorenie e-mailu. V prípade, že sa nezobrazí vyskakovacie okno, skontrolujte nastavenia prehliadača a povolte vyskakovacie okná z URL adresy systému CRM.
Nasledujúca tabuľka vysvetľuje vstupné polia a tlačidlá tohto menu.
| Pole | Popis |
|---|---|
| Komu | Ak vytvoríte e-mail z podrobného zobrazenia, toto pole je už vyplnené. Pre ďalších príjemcov môžete zadať meno alebo e-mailové adresy príjemcov, aby ste spustili vyhľadávanie. Každý príjemca dostane samostatný e-mail a nebude môcť vidieť ďalších príjemcov, ak ste odoslali e-mail viacerým príjemcom. |
| Pridať príjemcu kópie: | Tu zadaný príjemca dostane kópiu zaslaného e-mailu. Príjemca bude viditeľný aj pre všetkých príjemcov uvedených v poli Komu. |
| Pridať príjemcu skrytej kópie: | Toto pole je podoné ako pole Pridať príjemcu kópie. Avšak príjmateľ pošty v tomto poli nebude viditeľný pre iných príjmateľov e-mailu. |
| Príloha | Do svojho e-mailu môžete pridať prílohy. Maximálna veľkosť príloh je obmedzená nastaveniami CRM a môže byť zmenená správcom a operátorom CRM servera. |
| Prechádzať CRM | Toto tlačidlo otvorí nové vyskakovacie okno, ktoré Vám umožní vybrať prílohu z dokumentov uložených v module CRM. |
| Vyberte emailovú šablónu | CRM Vám ponúka možnosť pracovať s e-mailovými šablónami. Tieto šablóny musia byť navrhnuté a uložené v systéme CRM, ako je vysvetlené v časti Emailové šablóny. |
| Pripojiť podpis | Zaškrtnutím políčka bude Váš podpis automatický vložený do emailu. Podpis si môžete nastaviť v nastaveniach užívateľského konta. |
| Odoslať email | E-mail bude odoslaný. Podpis bude automaticky pridaný, ak je definovaný v ponuke Moje nastavenia. E-mail bude priradený odosielajúcemu používateľovi. Kópia e-mailu bude automaticky odoslaná systémom CRM pridelenému používateľovi. |
| Uložiť ako koncept | Tento e-mail môžete uložiť bez odoslania. E-mail bude uložený a bude uvedený v detailnom zobrazení príjemcu. |
Po odoslaní je v podrobnom zobrazení súvisiaceho kontaktu uvedený e-mail, ako je znázornené na Obrázku č. 2 – Zoznam e-mailov v detailnom zobrazení.
Berte na vedomie špeciálny stĺpec Počet otvorení. Tu môžete vidieť, či váš e-mail bol prečítaný prijímateľom. Tieto informácie sú k dispozícii vo forme malého obrázka 1×1 pixelov, ktorý sa odosiela spolu s každým e-mailom. Ak prijímateľ otvorí e-mail s e-mailovým klientom, ktorý je nastavený tak, aby umožňoval zobrazovanie obrázkov v e-mailoch, spustí sa spätné prepojenie na CRM a zobrazenie malého obrázka sa započíta do modulu CRM.
Hromadné E-maily
Spoločný e-mail z CRM systému môžete posielať viacerým ľuďom súčasne. Túto funkciu môžete použiť pre hromadné zasielanie e-mailov svojim zákazníkom alebo iným kontaktom uloženým vo Vašom systéme CRM. Pri hromadnej pošte sa odporúča vytvoriť e-mail zo zobrazenia zoznamu alebo použiť moduly kampane, ako je vysvetlené v časti Kampane. Pre zobrazenie zoznamu operácií by ste mali použiť nasledujúce kroky:
- Vytvorte vlastný pohľad na potenciálnych zákazníkov, kontakty alebo účty. Pomocou filtrovacích funkcií vyberte požadované kontakty. Odporúča sa tiež pridať do podmienok filtra, že sa majú vybrať iba súbory údajov s e-mailovými adresami.
- Uložte vlastné zobrazenie.
- Zobrazte vlastné zobrazenie. Vyberte kontakty, ktoré budú dostávať hromadnú poštu. Kliknite na tlačidlo [Viac] -> [Odoslať email], aby ste vyvolali menu Nový email, ako je znázornené na Obrázku č. 1 v predchádzajúcej časti.
- Vytvorte a pošlite svoj e-mail.
Ako už bolo spomenuté v predchádzajúcej časti, každý príjemca dostane samostatný e-mail a nemôže vidieť ostatných príjemcov uvedených v poli Komu. Odkaz na kópiu odoslaných e-mailov bude uložený v každom jednotlivom kontakte a zobrazí sa v podrobnom zobrazení. Rovnaký proces platí pre hromadnú zásielku založenú na kampani.
Príjmanie E-mailov
Ak väčšinou prijímate svoje e-maily v kancelárií, môžete použiť rozšírenie Outlook Plug-in alebo Thunderbird na prenos vybraných e-mailov do kontaktov uložených vo Vašom systéme CRM. Okrem toho máte tiež možnosť prijímať e-maily priamo v CRM pomocou Mailového manažéra, ako je vysvetlené v ďalšej časti. Všetky e-maily sú prijaté v nechránenom režime. To znamená, že CRM nekontroluje žiadne vírusy alebo iné hrozby, ktoré sa často posielajú s e-mailom. Napriek tomu, že tieto hrozby nemôžu spôsobiť poškodenie CRM, odporúča sa prijímať ochranné opatrenia na serveri prijímajúcej pošty, najmä ak plánujete prevziať obsah e-mailu do počítača.
Mailový Manažér
Mailový manažér je integrovaný e-mailový klient, ktorý umožňuje používateľom vykonávať činnosti súvisiace s CRM, ako sú vytváranie Prvých kontaktov, Osôb, Organizácií, Udalostí / Úloh z e-mailov, ktoré dostanete do svojej doručenej pošty. Ak chcete priradiť číslo e-mailu odosielateľa so záznamom v službe Vtiger CRM, môžete vykonať ďalšie akcie, ako napríklad: Priložiť e-mail, Pridať úlohu, Komentár a Problém. Okrem toho môžete spravovať odosielanie, odpovedanie, presmerovanie e-mailov atď.
Nastavenie Mail manažéra
Skôr než budete môcť prijímať e-maily prostredníctvom Vášho CRM, musíte mať nakonfigurovaný prístup k Vášmu prijímaciemu e-mailovému serveru. Keď prejdete do ponuky Mail Manager, prvýkrát sa zobrazí ponuka, v ktorej sa požadujú prístupové údaje poštového servera. Pre túto operáciu nepotrebujete práva správcu. Môžete vybrať jeden z preddefinovaných typov poštových účtov alebo použiť Iný Emailový server, aby ste získali celú sadu možností, ako je znázornené na Obrázku č. 1 – Mail manažér – ponuka nastavení servera. Musíte zadať všetky konfiguračné údaje podľa popisu v nasledujúcej tabuľke. Požiadajte poskytovateľa elektronickej pošty pre potrebné prístupové informácie.
| Pole | Popis |
|---|---|
| Názov mailového server alebo IP adresa | Musíte zadať adresu Vášho emailového servera. Môžete použiť názov alebo IP adresu, ale musíte použiť server, ktorý podporuje protokol IMAP. |
| Používateľské meno a heslo | Musíte zadať meno používateľa a heslo, ktoré používate na prístup k e-mailovému serveru. |
| Protokol | V súčasnej verzii CRM je podporovaný iba protokol IMAP a je plne funkčný ako Váš e-mailový protokol. POP protokol môže byť k dispozícii v budúcnosti v ďalších verziách. |
| SSL možnosti | Musíte vybrať, či chcete šifrovanú komunikáciu s poštovým serverom. |
| Bezpečnostné nastavenia | Ak na prístup k poštovému serveru používate šifrovanie, mali by ste zvoliť, či je certifikát overený. |
| Aktualizácia | Môžete zmeniť obnovovaciu frekvenciu, na ktorej CRM vyhľadáva nové e-maily. |
Kliknutím na tlačidlo [Uložiť] môžete nakonfigurovať funkciu pošty v systéme CRM a pripojiť sa k poštovému serveru a stiahnuť titulok existujúcich správ z INBOXU Vášho servera.
Zobrazenie E-mailu
Služba CRM vyhľadá priečinky servera a všetky priečinky sa stanú organizované na zobrazenie rovnakým spôsobom, ako sú organizované na Vašom e-mailovom serveri, ako je znázornené na Obrázku č. 2 – Mail manažér, funkcie. Ak chcete zmeniť názov priečinkov alebo množstvo zobrazených priečinkov, musíte to urobiť na Vašom e-mailovom serveri. Mail manager zobrazuje iba hlavičky e-mailov. Akonáhle kliknete na e-mail, CRM stiahne obsah zo servera a uloží e-mail v systéme CRM pre budúce použitie a urýchli proces. Po stiahnutí pošty vyhľadá CRM e-mailovú adresu odosielateľa. Ak sa zistí položka CRM, odkaz sa zobrazí v detailnom zobrazení, ako je znázornené na príklade na Obrázku č. 2 – Mail manažér, funkcie, detailné zobrazenie. Môžete sa rozhodnúť, že či chcete tento e-mail spájať s jedným alebo viacerými Vašimi existujúcimi položkami CRM. Identifikované položky sú znázornené na Obrázku č. 2 – Mail manažér, funkcie.
Mail manager zobrazuje iba hlavičky e-mailov. Akonáhle kliknete na e-mail, CRM stiahne obsah zo servera a uloží e-mail v systéme CRM pre budúce použitie a urýchli proces. Po stiahnutí pošty vyhľadá CRM e-mailovú adresu odosielateľa. Ak sa zistí položka CRM, odkaz sa zobrazí v detailnom zobrazení, ako je znázornené na príklade na Obrázku č. 2 – Mail manažér, funkcie, detailné zobrazenie. Môžete sa rozhodnúť, že či chcete tento e-mail spájať s jedným alebo viacerými Vašimi existujúcimi položkami CRM. Identifikované položky sú znázornené na Obrázku č. 2 – Mail manažér, funkcie. Ak odosielateľ e-mailu nebol nájdený, môžete pomocou akcie pridať nový záznam do CRM ako kontakt, organizáciu, prvý kontakt alebo ticket. Pri vytváraní takéhoto záznamu sa e-mail automaticky pripojí k tomuto novému záznamu. Uvedomte si, že každý e-mail, ktorý otvoríte, bude uložený v CRM bez ohľadu na to, či nastavíte referenciu alebo nie.
Emailové šablóny
Ak často používate službu CRM na odosielanie štandardných e-mailov, je veľmi užitočné mať k dispozícii takéto e-maily ako šablóny. Ak chcete zobraziť zoznam existujúcich šablón, kliknite na ponuku [Emailové šablóny].
Modul CRM je dodávaný so šablónami uvedenými na Obrázku č. 1 – Emailové šablóny. Môžete upraviť existujúce šablóny alebo vytvoriť neobmedzený počet nových šablón. Upozorňujeme, že existujú verejné a súkromné šablóny. Verejné šablóny sú k dispozícii všetkým používateľom CRM. Súkromné šablóny sa poskytujú iba konkrétnym používateľom.
Ak chcete zobraziť detail na existujúcu šablónu, kliknite na názov šablóny. Príklad je znázornený na Obrázku č. 2 – Detail šablóny.
Upozorňujeme na hodnoty zvýraznené na tomto obrázku. Hodnoty poľa sa používajú na dynamické zahrnutie údajov z CRM do e-mailu. V tomto príklade e-mailu, polia $contacts-salutation$ a $contacts-firstname$ reprezentujú oslovenie a krstné meno kontaktu. Upravovať šablónu a pridávať rôzne polia pre import údajov z CRM môžete ako je to znázornené na Obrázku č. 3 – Úprava šablóny.
Polia Vám pomáhajú pri definovaní syntaxe zlúčovacieho poľa. Štandardy a vlastné polia môžete zahrnúť ako polia zlúčenia. Akonáhle si vyberiete pole z Vašich hlavných údajov, bude zahrnuté v maily na aktuálnej pozícii kurzora. Nesmiete kombinovať kódy polí z rôznych modulov. Napríklad, ak používate polia kontaktov/osôb, ako je znázornené na obrázku, nesmiete do tejto šablóny pridať “Pole účtov”. Všetky e-maily sa posielajú vo formáte HTML. Funkcie editora HTML môžete použiť na vytvorenie špeciálneho rozloženia. Môžete tiež zahrnúť HTML kód, ktorý bol vytvorený externým editorom. Buďte však opatrní a otestujte svoje výsledky, nakoľko nie sú podporované všetky možnosti kódu HTML. Kliknutím na tlačidlo [Uložiť] môžete uložiť svoju šablónu do systému CRM.