Všeobecné funkcie
Táto kapitola sa zameriava na efektívne využívanie CRM systému. Zahŕňa kľúčové aspekty ako zadávanie údajov o zákazníkoch, konverzia prvých kontaktov na príležitosti, využitie automatických funkcií CRM a import/export dát. Ďalej sa venuje nastaveniu produktov a služieb, plánovaniu kontaktov so zákazníkmi a optimalizácii predajných procesov. Kapitola poskytuje praktické rady pre postupné zlepšovanie schopností pri práci s CRM systémom, čo vedie k efektívnejšiemu riadeniu zákazníckych vzťahov.
Moje značky / Tags
Označenia / Tag Cloudy sú určené na zlepšenie použiteľnosti CRM. Pomáhajú kategorizovať záznamy CRM na základe hodnotenia alebo hodnotenia používateľa nezávisle od kategórií nastavených systémom CRM. Tag Cloudy sú založené na predpoklade, že ľudia majú tendenciu združovať objekty subjektívne alebo pre iné hodnoty. Takéto združovanie je v skutočnosti nová kategorizácia údajov uložených v systéme CRM. Aby sa takáto požiadavka na kategorizáciu splnila, Tag Clouds poskytuje používateľom možnosť vytvárať kategórie, ktoré nie sú obmedzené na jediný modul CRM. Tieto kategórie sú nezávislé od kategórií definovaných v hlavných údajoch každej položky CRM, zvyčajne z položiek zoznamu výberov. Napríklad predajca môže považovať stretnutie, zákazníka a požiadavku na službu za dôležitú. Tieto nové kategórie alebo skupiny môžu byť definované voľne. Môžete použiť akékoľvek výrazy, napr. dôležité, návrh, Berlín, súkromný, alebo jarný/letný. Takýto výraz môžete pridať pomocou tlačidla [Označ tento záznam] do ktorejkoľvek položky CRM, ktorá môže byť považovaná za rovnakú kategóriu. Tagy v predvolenom nastavení sú pri vytvorení nastavené ako súkromné. Ako používateľ ich môžete sprístupniť verejnosti, aby ich mohli vidieť aj ostatní.
Vytvorenie Tagu
K vytvoreniu Tagu sa dostanete pomocou menu [Nastavenia] —> [Nastavenie CRM] —> [Moje nastavenia] —> [Moje značky]. Pomocou tlačidla, 
pridáte tag. Okno pre vytváranie tagu je znázornené na Obrázku č. 1 – Vytvorenie tagu. 1. Zadajte názov pre Tag. 2. Aby ste Váš Tag nastavili ako verejný, zaškrtnite políčko Verejné značky.
Po vytvorení Tagu sa Vám včetky pridané Tagy zobrazia v zozname viď. Obrázok č. 2 – Zoznam vytvorených Tagov. Tagy môžete po jednom upravovať a mazať.
Priradenie Tagov
Vyberte si záznami, ku ktorým chcete priradiť tag/y. Pomocou tlaťidla Viac vyberte možnosť Pridať Tag značku. Otvorií sa Vám okno pre priradenie tagov, viď. Obrázok č. 2 – Priradenie tagov. 1. Výber záznamov ku ktorým chcete priradiť Tagy, 2. Možnosť vytvorenia nového Tagu, 3. Aktuálne vybrané Tagy, 4. Zoznam Tagov, ktoré môžete priradiť k záznamom.
Zobrazenie Tagov
Ako príklad je použitý modul Faktúry. Na Obrázku č. 3 – Zobrazenie Tagov v zozname. Ľavá strana obrázka zobrazuje všetky fakúry v zozname, ale len Faktúry 1,2,3 sú označené Tagom Administratíva. Po kliknutí na Tag Administratíva (1) , Vám v zozname ostanú len tie faktúry (2), ktoré ste označili tagom, viď. obrázok na pravej strane.
Na domovskej stránke sa všetky označenia zobrazia, ak pridáte Widget Tag Cloud. Značky pre zodpovedajúcu entitu sa zobrazia iba v detailnom zobrazení. Po kliknutí na značku sa v detailnom zobrazení aj na domovskej stránke zobrazia entity označené zodpovedajúcou značkou. Označenie / Tag môžete vymazať z Tagov detailného zobrazenia. Značku môžete vymazať aj odstránením entity.
Duplicitné spracovanie
Duplicitné údaje sú pre používanie CRM nebezpečné. Predstavte si, že ste zadali napríklad rovnaký kontakt dvakrát a jeden z predajcov používa prvý záznam, zatiaľ čo ostatní obchodní zástupcovia pracujú s druhou položkou. Vzhľadom na to, že sa oba záznamy kontaktov navzájom nestotožňujú, predajcovia nedostanú platné informácie o histórii kontaktov alebo budúcich plánoch. Aby sa zabránilo duplicite, v niektorých prípadoch CRM kontroluje už existujúce záznamy. Ak sa napríklad pokúsite zadať nový účet s názvom účtu, ktorý už existuje, dostanete upozornenie. Softvér CRM sa však nemôže úplne vyhnúť duplikáciám. Môžete napríklad získať duplicity z importu údajov alebo synchronizácie (napríklad z programu Outlook Plug-In) alebo od používateľov s rôznymi prístupovými oprávneniami. Aby bolo možné odstrániť duplicity, služba CRM poskytuje funkciu v zoznamoch, aby našla duplicitné údaje o prvých kontaktoch, kontaktoch, účtoch, potenciáloch, produktoch, servisných lístkoch a dodávateľoch. Duplicitné vyhľadávanie je k dispozícii aj pre vlastné zobrazenia. Pre príklad bude použitý modul Produkty. Kliknutím na tlačidlo [Viac] —> [Nájsť duplicity] v hornom okne zoznamu, sa Vám otvorí ponuka Polia pre vyhľadávanie duplicitných záznamov, ako je znázornené na Obrázku č. 1 – Výber polí pre vyhľadávanie duplicitných záznamov.
V poli Definujte polia, môžete vybrať hlavné polia, ktoré chcete použiť na identifikáciu duplikátov. Ak zrušíte začiarknutie políčka Ignorovať prázdne hodnoty, prázdne hodnoty budú označené ako duplikáty. Môžete to použiť napríklad, ak chcete nájsť položky, kde chýba obsah. Ak chcete spustiť vyhľadávanie, stlačte tlačidlo [Nájsť duplicity]. Otváracie menu zobrazuje všetky záznamy, ktoré sú označené ako duplikáty a umožňuje vymazať položky alebo zlúčiť obsah duplicitných záznamov, ako je znázornené na Obrázku č. 2 – Výsledky duplicitného vyhľadávania.
Môžete odstrániť vybraný duplicitný záznam priamo, ale vo väčšine prípadov je lepšie vykonať zlúčenie. Ak odstránite záznam, všetky súvisiace záznamy strácajú vzťah k tomuto záznamu. V prípade zlúčenia sa súvisiace informácie nestratia, ale presunú sa do zostávajúceho záznamu. Zlúčiť môžete až 3 záznamy. Vyberte záznamy, ktoré chcete zlúčiť, a stlačte tlačidlo [Spojiť]. Zobrazí sa nové okno, ktoré zobrazuje obsah záznamov, ako je znázornené na Obrázku č. 3 – Obsah záznamov.
Najprv vyberte záznam, ktorý chcete zachovať ako primárny záznam. Potom označte obsah polí, ktoré chcete pridať do primárneho záznamu. Mali by ste upriamiť pozornosť na pole Pridelené k. Ak spojíte zoznamy položiek zoznamu, ktoré sú prístupné iba používateľom s oprávneniami na správu, tieto položky sa zobrazia ako “neprístupné” používateľom, ktorí nemajú privilégiá na správu. Ak chcete proces dokončiť, stlačte tlačidlo [Zlúčiť]. Váš prvotný záznam bude aktualizovaný a ostatné záznamy budú presunuté do koša.
Upomienky kalendára
Každý používateľ môže aktivovať funkciu pripomenutia rôzných činnosti nastavením intervalu pripomienok v ponuke [Moje nastavenia], ako je vysvetlené v časti Moje nastavenia. Ak je funkcia aktivovaná, zobrazí sa vždy pop-up okno prehliadača. V pop-up okne sa zobrazuje čas, stav a predmet činnosti. Ponúka možnosť odložiť alebo zavrieť pripomienku. Ak sa upomienka odloží, správa sa znovu zobrazí po uplynutí stanoveného času na ďalšie upozornenie, až kým sa upomienka nevykoná / neuzavrie.